WBS adalah perangkat yang membantu kita untuk menentukan dan mengelompokkan elemen-elemen pekerjaan (tugas) dan membantu mengetahui Ruang Lingkup pekerjaan.
WBS pada intinya membantu anda membuat Scope Project daripada Scope Product. Membantu anda membuat scope sedetail anda mampu, namun demikian saya ingatkan anda akan pepatah 36 strategi Cina kuno:
“terlalu lama merencanakan, kehilangan pandangan gambaran besar dari suatu pekerjaan”
Saya menganjurkan, buatlah scope anda secara efektif dan efisien. Tidak usah bertele-tele tetapi TEGAS! Karena anda punya team yang akan membantu anda, bukannya akan anda kerjakan sendiri semuanya. Tugas anda bukan mengatakan mereka “What to do”, tapi membantu mereka memberi garis-garis besar pekerjaan dan memberi motivasi mereka utk leading diri mereka mencapai target individual mereka setelahnya melihat target besar utk dicapai bersama-sama.
WBS membantu kita:
- Mengestimasi Biaya
- Pembudgetan Biaya
- Perencanaan SDM
- Perencanaan Management Resiko
- Pendefinisian Kegiatan yang akan dilakukan
Beberapa Model WBS bisa anda gunakan, bentuk tradisional adalah seperti Flow-Chart diagram, atau ada juga yang berbentuk daftar, kayak daftar belanja gitu hehehehe
hal yang WAJIB anda ingat dalam membuat WBS ini ….
“Aturan 8/80″, Hah??? Apaan tuhhhh???
Aturan 8/80 adalah ketentuan dalam menentukan suatu pekerjaan, satu entitas yang akan anda definisikan dalam WBS anda bahwa suatu pekerjaan gak boleh dikerjakan lebih dari 80 jam, tapi tidak boleh kurang dari 8 jam (1 hari kerja). lebih dari 80 jam (10 hari kerja) berarti pekerjaan itu terlalu besar dan harus dipecah-pecah lagi, lebih kecil dari 1 hari, berarti pekerjaan itu bisa digabung dengan yang lain.
Tahapan:
1. Buat scope anda secara global/menyeluruh, misalkan:
Mandi
Pergi ke Pasar
Belanja di Pasar
Pulang ke Rumah
Sampai ke Rumah
2. Pecah lagi scope kerjaan umum yang anda sebutkan itu lebih kecil, inget aturan “8/80″.
1. Mandi
1.1. Gosok Gigi
1.2. Shampoan
1.3. Pake Sabun
1.4. Handukan
2. Pergi ke Pasar
2.1. Pake Baju
2.2. Sarapan
2.3. Ambil kunci mobil
2.4. Bawa mobil
2.5. Lewat Jl. Sudirman
2.6. Parkir Mobil
dst …
Anda bisa menggunakan WBS yg sudah ada kalau cocok, bisa dimodifikasi sedikit kalau memang WBS itu baik dan efisien.
WBS sangat mungkin berubah, terutama berkaitan dengan deal business, politis dan kebijakan strategi bisnis dari perusahaan anda.
Bagaimana sih menjaganya agar WBS tetap up-to-date??
untuk itu diperlukan adanya Dokumentasi. Saya tegaskan pada anda sekalian CATAT SEMUA PERUBAHAN, TERDOKUMENTASI TIDAK SECARA VERBAL. Jika anda tidak mengindahkan peringatan ini, hal-hal berikut akan sangat mungkin terjadi:
Waktu dan Biaya yang amburadul!
Customer akan bingung karena outputnya gak sama dg scope anda
Team akan bingung mau buat apa
WBS dan hasilnya gak sesuai…. duh siap-siap deh dapet omelan
Kesalahan informasi untuk mereka yang akan meneruskan pekerjaan ini
Oh…. mungkin kita berpikir “bodo amat, gak ada urusan sama org yg ngelanjutin!” jangan lupa adanya hukum karma, karena anda gak selamanya membuat project dari awal, bisa jadi anda mengerjakan project terusan lain, dg kondisi yg sama seperti anda tinggalkan atau lebih buruk. Kalau anda saja tidak mau, kenapa orang lain yang harus merasakan??
